1 Reikwijdte van de privacyverklaring.

DW Property B.V. ("DW Property") en haar dochterondernemingen respecteren uw privacy. Wij verwerken je persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de wet. In onze Privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we gebruiken en hoe we deze gegevens opslaan, beschermen en verwerken. Deze Privacyverklaring is van toepassing op de activiteiten van alle bedrijven die deel uitmaken van de DW Property Groep en partij zijn bij de Intra-Group Data Protection Agreement.

2 Verwerking van persoonlijke gegevens

DW Property vindt het belangrijk om u te informeren over hoe het met uw persoonlijke gegevens omgaat, wat het gebruik van deze gegevens betekent en uw rechten in dit verband. Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt DW Property zich aan een strikt privacy beleid. Dit betekent dat uw persoonlijke gegevens met de grootste zorg worden verzameld, behandeld en beschermd, in overeenstemming met wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

3 Persoonlijke gegevens

We hebben hieronder een overzicht gegeven van de persoonlijke gegevens die DW PROPERTY van u kan verwerken.

3.1 Persoonlijke gegevens - Huurders

Identiteitsgegevens zijn uw volledige naam, gebruikersnaam of vergelijkbare identificatie, geboortedatum en -plaats, Burgerservicenummer, burgerlijke staat en informatie over identiteitsdocumenten (waaronder het nummer, de afgiftedatum en/of geldigheidsduur en de plaats van afgifte). Uw bankrekeninggegevens, verzekeringsgegevens of BSN-nummer, fiscale codes en referentienummers. Gegevens uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en uit het Kadaster.

Informatie over het huurverbruik betreft de informatie over het energieverbruik en opwekking, waterverbruik en de afvalproductie van het huuradres met betrekking tot u en het gehuurde voor zover deze informatie niet aangemerkt is als onderdeel van het gehuurde. Zulks meer specifiek maar niet beperkt tot:

Indien er een op afstand uitleesbare meter ("slimme meter") en omvormer in het gehuurde is geïnstalleerd: verbruiksgegevens met betrekking tot u en uw huuradres.

Indien het huuradres voorzien is van een fotovoltaïsch systeem (lees: zonnepanelen): het verbruik en de (bruto-) opwekking van energie en het energieverbruik met betrekking tot u en het huuradres.

Financiële identificatiegegevens zijn uw bankrekeninggegevens, verzekeringsgegevens of BSN-nummer, belastingcodes en referentienummers

Financieel gerelateerde gegevens zijn gegevens die u verstrekt over uw financiële situatie (inclusief inkomen, vermogen en andere financiële verplichtingen, inclusief type dienstverband of gegevens van uw bedrijf, beroep en/of functietitel, uitkering(en), pensioen(en), vermogens-, hypotheek- of verhuurdersverklaring enz.;)

Contactgegevens zijn uw (privé-)e-mailadressen voor communicatie met u, andere postadressen of (privé-)telefoonnummers.

Correspondentiegegevens zijn documenten, schriftelijke correspondentie en telefoongesprekken met ons, inclusief het e-mailadres, het nummer van waaruit u contact met ons opnam en de tijd, datum en duur van dat gesprek of andere contact.

Gegevens van sociale media zijn uw profielgegevens op sociale media zoals LinkedIn en andere informatie die u openbaar maakt op of anderszins met ons deelt via sociale media.

Marketingcommunicatiegegevens zijn gegevens over hoe u reageert op e-mail, SMS, Whats app, telefoon en andere marketingcampagnes.

Feedbackgegevens betekent uw feedback over ons en onze diensten of (te bouwen) eigendommen en hun omgeving via onze tevredenheidsonderzoeken of via een andere manier van communicatie, feedback en reacties op onderzoeken.

Technische Gegevens internetprotocol (IP) adres van waaruit u toegang heeft tot onze Website(s), Portal, Apps en andere digitale producten en diensten, cookies (zoals uiteengezet in ons Cookiebeleid).

In sommige gevallen bevat de persoonlijke informatie die we verzamelen ook 'speciale gegevenscategorieën (ook wel gevoelige informatie genoemd), we noemen dit:

Gevoelige gegevens. Dit kunnen gegevens zijn over eventuele handicaps en eventuele aanpassingen die we moeten doen voor met betrekking tot de huuraccommodatie en/of de omgeving ervan.

4 Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens

DW Property verwerkt uw persoonsgegevens tijdens de volgende activiteiten:

4.1 Doel van de verwerking - Huurders.

Het uitvoeren van de verplichtingen en uitoefenen van de rechten die voortvloeien uit de overeenkomst, zoals het (planmatig) onderhouden van onroerend goed en installaties, het uitvoeren van inspecties en overnames van huurverplichtingen, het doen van betalingen en het innen van verschuldigde bedragen en het uitbesteden hiervan aan derden, het behandelen van geschillen en doen van registratie, vragen of onderzoeken, waaronder gerechtelijke procedures, administratieve werkzaamheden (waaronder interne werkzaamheden), alsmede het uitvoeren of toepassen van wet- en regelgeving.

Het ondersteunen van de uitvoering van de duurzaamheidsinspanningen met betrekking tot (inter-) nationale wet- en regelgeving ten aanzien van het gehuurde en het pand, behalen van de doelstellingen met betrekking tot (green lease-) huurcontracten en het verbeteren van het algemene duurzaamheidsbewustzijn van de huurders.

Voor het effectief en efficiënt bijhouden of het verstrekken van informatie aan een overheidsinstantie of wetshandhavingsinstantie.

Voor het effectief en efficiënt bijhouden van onze (pre)contractuele relatie en onze vastgoedportefeuilles.

Om communicatie te versturen, zoals e-mails, aankondigingen en nieuwsbrieven.

Om diensten te optimaliseren of te verbeteren, marktonderzoeken en/of activiteiten voor het optimaliseren of verbeteren van producten of installaties uit te voeren. We doen dit om de diensten die we leveren te evalueren en te verbeteren, zodat we onze vastgoedportefeuilles voortdurend kunnen optimaliseren.

5 Gronden voor de verwerking van persoonsgegevens

Om persoonlijke gegevens te kunnen gebruiken, zal daartoe een grondslag moeten bestaan onder de AVG. We gebruiken de volgende gronden:

de persoonsgegevens moeten worden gebruikt om een overeenkomst met u uit te voeren of aan te gaan;

de persoonlijke gegevens moeten worden gebruikt om aan een wettelijke verplichting te voldoen;

in noodsituaties: de persoonsgegevens moeten worden gebruikt om een vitaal belang van u of iemand anders te beschermen;

we een legitiem belang hebben om de persoonsgegevens te gebruiken, tenzij dit zwaarder weegt dan uw belang of het belang van een derde partij bij privacy;

u expliciet toestemming hebt gegeven aan ons.

DW Property kan zich beroepen op de volgende legitieme belangen:

onderhoud en (duurzaamheids-) verbeteringen aan het eigendom en de installaties;

de bescherming van uw veiligheid, de veiligheid van derden, de gebouwen en eigendommen die toebehoren aan DW Property;

voor kwaliteits- en trainingsdoeleinden.

om IT-beheer te bevorderen en de beveiliging te verbeteren;

om de diensten en inhoud van onze websites te analyseren en te verbeteren;

om onze diensten te leveren, te verbeteren, aan te passen, te ondersteunen, te onderzoeken en te analyseren;

om de kwaliteit en veiligheid van de diensten die we leveren te bevorderen;

om met u en andere zakelijke partners van DW Property te communiceren;

om fraude, ongeoorloofd gebruik en overtredingen van onze algemene voorwaarden en beleidsregels of andere schadelijke of illegale activiteiten te voorkomen en te bestrijden.

6 Delen van persoonlijke gegevens

Voor het uitvoeren van de hierboven beschreven activiteiten kan DW Property derden inschakelen, waaronder:

vastgoedbeheerders;

derden voor het uitvoeren van onderhoud en service aan vastgoed en/of (technische) installaties (waaronder: “slimme” meters, kabels en leidingen, omvormers, zonnepanelen en apparatuur, etc…),

energieleveranciers, netwerkbeheerders en dienstverleners voor het uitlezen en onderhouden van “slimme” en / of digitale meters;

dienstverleners van (digitale-) post of pakketbezorgingsdiensten en (digitale-) receptie en conciërgediensten;

IT-dienstverleners, marketingbureaus, banken, incassobureaus, deurwaarders, advocaten en gerechtelijke instanties ten behoeve van betalingsachterstanden of geschillen, en ook dienstverleners zoals accountants, auditors en advocaten, etc..

Wanneer deze derden uw persoonsgegevens verwerken en niet aangemerkt worden als verwerking verantwoordelijke in de uitvoering van de respectieve activiteiten, zal DW Property de vereiste contractuele, technische en organisatorische maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens uitsluitend worden verwerkt voor zover dit vereist is voor de uit te voeren activiteiten en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. DW Property zal met derden aangemerkt als verwerkers, naast de bovengenoemde overeenkomsten, ook een verwerkingsovereenkomst aangaan om een gepaste wijze van verwerking door de derde van de door DW Property verstrekte persoonsgegevens te kunnen waarborgen.

Als DW Property hiertoe wettelijk verplicht is, kunnen uw persoonlijke gegevens ook worden gedeeld met de overheid zulks niet beperkt tot de belastingdienst, wetshandhavingsinstanties (de politie en/of het Openbaar Ministerie), toezichthoudende autoriteiten (De Nederlandsche Bank, de Autoriteit Financiële Markten en/of het College Bescherming Persoonsgegevens.)

7 Delen van persoonlijke gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Soms moeten we uw persoonlijke gegevens doorgeven aan derden buiten de Europese Economische Ruimte (EER). In overeenstemming met de AVG, zal DW Property uw persoonlijke gegevens alleen doorgeven naar landen buiten de EER:

als de Europese Commissie heeft besloten dat het derde land een passend beschermingsniveau garandeert;

als passende maatregelen worden aangeboden en u afdwingbare rechten hebt en over effectieve verhaalmiddelen beschikt;

de overdracht noodzakelijk is voor de uitvoering van uw overeenkomst met DW Property;

als u uitdrukkelijk hebt ingestemd met de overdracht, na te zijn geïnformeerd over de risico's van de overdracht;

als de overplaatsing noodzakelijk is om ernstige redenen van algemeen belang;

indien de doorgifte ad hoc en noodzakelijk is voor de dwingende belangen van DW Property, DW Property passende waarborgen heeft getroffen en het College Bescherming Persoonsgegevens naar behoren is geïnformeerd.

In situaties waarin DW Property uw persoonsgegevens doorgeeft buiten de EER, nemen we maatregelen zoals het beveiligen van de verwerking en procedures in de vorm van een verwerkersovereenkomst met de betreffende derde partij, om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens goed beschermd blijven.

8 Beveiliging

Om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen, neemt DW Property passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Deze maatregelen bestaan onder andere uit beveiligde servers, ons privacy beleid en training van medewerkers. Medewerkers van DW Property die toegang hebben tot uw persoonsgegevens hebben een geheimhoudingsplicht en hebben alleen toegang tot uw persoonsgegevens als dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie.

9 Bewaartermijn

DW Property bewaart uw persoonsgegevens zo lang als nodig is en in overeenstemming met de toepasselijke

wet- en regelgeving voor de uitvoering van overeenkomsten, om diensten te kunnen verlenen, om u in staat te stellen om de websites te gebruiken, om te kunnen voldoen aan toepasselijke wetgeving, geschillen met partijen te beslechten en anderszins voor zover dit noodzakelijk is om ons in staat te stellen onze bedrijfsactiviteiten uit te voeren.

DW Property bewaart uw persoonsgegevens in alle gevallen voor de periode waarin u een overeenkomst heeft met DW Property. Voor bepaalde persoonsgegevens geldt een wettelijke bewaartermijn waardoor DW Property verplicht is om gegevens te bewaren na afloop van een overeenkomst. DW Property zal voldoen aan de voorschriften betreffende wettelijke bewaartermijnen.

Bij afwezigheid van enige vorm van overeenkomst, toestemming of andere wettelijke grond, bewaart DW Property de gegevens maximaal vier weken, tenzij deze langer bewaard moeten worden in verband met een incident.

10 Cookies en soortgelijke technologieën

DW Property maakt op haar websites gebruik van cookies en soortgelijke technologieën. Cookies zijn kleine stukjes informatie die op uw computer worden opgeslagen. Wij gebruiken cookies voor het functioneren en leveren van onze diensten. Cookies stellen DW Property in staat om te zien welke bezoekers gebruik maken van haar website. Ze stellen DW Property in staat haar websites aan te passen aan de voorkeuren van de gebruiker. Deze kleine stukjes informatie worden bij een volgend bezoek aan de websites van DW Property herkend.

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van hun ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar en raden ouders daarom aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen om te voorkomen dat er gegevens over kinderen worden verzameld zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens.

11 Procedure voor verzoeken van betrokkenen

Als uw persoonsgegevens worden verwerkt, heeft u een aantal rechten die hieronder worden toegelicht. U kunt deze rechten uitoefenen door schriftelijk een verzoek in te dienen bij DW Property of door te mailen naar: rv.privacy@dwproperty.com. Het kan zijn dat DW Property uw identiteit moet verifiëren voordat zij aan uw verzoek kan voldoen.

DW Property zal zo snel mogelijk, maar binnen maximaal vier weken, op uw verzoek reageren. Uw

verzoeken worden in principe elektronisch afgehandeld, tenzij dit niet mogelijk is of als u anderszins verzoekt.

Als we uw verzoek afwijzen, zullen we de redenen hiervoor geven en uw verzoek zal niet anders worden behandeld dan in overeenstemming met de huidige wet- en regelgeving.

11.1 Rechten van betrokkenen

Uw verzoek kan betrekking hebben op een of meer van de volgende rechten die u bezit:

Recht op toegang tot persoonlijke gegevens

U kunt te allen tijde verzoeken dat wij u informeren over de categorieën persoonsgegevens die DW Property over u verwerkt, de redenen voor de verwerking van die gegevens, de bron waaruit de gegevens afkomstig zijn en de bewaartermijnen die in acht worden genomen.

Recht om persoonlijke gegevens te wijzigen

U kunt te allen tijde contact met ons opnemen om uw persoonsgegevens aan te vullen of te corrigeren. Als DW Property onverhoopt onterecht persoonsgegevens van u heeft verwerkt en/of aan derden heeft verstrekt, zal DW Property dit onverwijld corrigeren. Als DW Property uw persoonsgegevens heeft gewijzigd, zal DW Property u hiervan op de hoogte stellen.

Recht om de verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken

Als u het niet eens bent met de inhoud van de persoonsgegevens die DW Property over u bewaart, kunt u in sommige gevallen een verzoek indienen om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te beperken.

Recht om toestemming in te trekken

De toestemming die u heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u intrekken. Zodra DW Property uw brief of e-mail heeft ontvangen, zal zij de verwerking van uw persoonsgegevens waarvoor u toestemming heeft gegeven onmiddellijk opschorten. Het intrekken van de toestemming heeft echter geen invloed op de verwerking die al heeft plaatsgevonden.

Recht op overdracht van persoonlijke gegevens (recht op gegevensoverdraagbaarheid)

U kunt de persoonlijke gegevens die DW Property over u bewaart opvragen in een leesbaar en toegankelijk format. Zodra u uw persoonlijke gegevens heeft ontvangen, bent u vrij om deze gegevens over te dragen.

Recht om vergeten te worden

Als u niet langer gebruik wenst te maken van de diensten van DW Property, kunt u ons verzoeken om al uw persoonlijke gegevens te verwijderen.

Recht op bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door DW Property die is gebaseerd op de gronden 'gerechtvaardigd belang of een belang van DW Property of een derde' en 'het uitvoeren van een taak van algemeen belang'. Als DW Property zich op deze gronden beroept, zal DW Property deze belangen afwegen ten opzichte van uw privacy. Het recht van bezwaar stelt u in staat om te verzoeken dat DW Property deze belangen nogmaals afweegt.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

De bevoegde toezichthoudende autoriteit is het College Bescherming Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11.2 Contactgegevens

De volgende vennootschap is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de DW Property Group:

DWP Management B.V.

Reggesingel 2, 7461 BA Rijssen, Nederland

Postbus 228, 7460 AE Rijssen, Nederland

T: 0548 - 22 61 00

Kamer van Koophandel: 59267569

E: rv.privacy@dwproperty.com

12 Wijzigingen en toepasselijk recht

DW Property behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring eenzijdig te wijzigen en u waar nodig op passende wijze te informeren. Geen van de bepalingen in dit Privacy Statement is bedoeld om een verplichting of overeenkomst tot stand te brengen tussen DW Property en u en / of derden. Op de bepalingen in dit Privacy Statement en alle daaruit voortvloeiende geschillen is Nederlands recht van toepassing.

13 Vragen en klachten

Als u nog vragen mocht hebben over de Privacyverklaring van DW Property, dan kunt u contact met ons opnemen. U kunt ook contact opnemen met het College Bescherming Persoonsgegevens voor vragen en/of klachten. (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).